Política de privacitat

1. Responsable del tractament

El responsable és el titular de Rechnia (d'ara endavant, «el prestador»), amb NIF 48244334V i domicili a Vilafranca del Penedès (Barcelona), 08720. Les seves dades completes d'identificació figuren a les factures que emet i es faciliten a qualsevol persona que les demani a rechnia@rechnia.com. Correu de contacte en matèria de protecció de dades: rechnia@rechnia.com.

Aquesta política es refereix a les dades que el prestador tracta com a responsable: les de les persones que sol·liciten accés, contracten el servei, tenen un compte d'accés o s'hi comuniquen. Les dades que l'empresa que contracta el servei (d'ara endavant, «el client») introdueix a l'aplicació sobre el seu propi negoci, el seu personal i els seus contactes es regeixen per l'acord de tractament de dades, on el prestador actua com a encarregat per compte del client.

2. Quines dades es tracten i d'on surten

Sol·licitud d'accés (formulari públic): nom de l'empresa, nom de la persona de contacte, correu electrònic, telèfon si es facilita, pla d'interès i el text lliure que s'escrigui, juntament amb la versió dels textos legals acceptada i la data i l'hora de l'acceptació. Les facilita la mateixa persona interessada.

Alta de l'empresa: raó social, forma jurídica, NIF, activitat, telèfon i correu de l'empresa; domicili fiscal, règim d'IVA i dades registrals; nom, cognoms, NIF i càrrec del representant; adreça de lliurament amb la seva persona de contacte, telèfon i correu; pla triat i la versió dels textos legals acceptada, amb la data de finalització de l'alta.

Comptes d'accés: nom, lloc de treball, correu electrònic, rol, data d'alta i de baixa, telèfon i foto de perfil si s'omplen, i les preferències d'idioma i aspecte. La contrasenya en si no es guarda: només una empremta irreversible (calculada amb scrypt i sal), de la qual ni el prestador pot recuperar la contrasenya original.

Sessió oberta: mentre un compte té la sessió iniciada es guarda un identificador aleatori, una etiqueta genèrica del navegador i el sistema (per exemple, «Chrome a Windows»), l'hora d'inici i l'hora de l'últim ús. Serveix perquè cada compte només pugui estar obert en un lloc alhora i per indicar on ho està quan s'intenta entrar des d'un altre. No es guarda l'adreça IP ni l'identificador complet del navegador.

Intents d'accés fallits i límits d'enviament: per cada correu amb què s'intenta entrar sense èxit, juntament amb l'adreça IP des de la qual s'intenta, es compta el nombre d'intents seguits i la data de l'últim, per bloquejar temporalment l'entrada després de cinc errors; es compta també per origen perquè un tercer no pugui bloquejar una persona teclejant malament el seu correu. El mateix comptador, només amb l'adreça IP, limita l'enviament repetit del formulari públic de sol·licitud d'accés, i, només amb el correu, les peticions d'enllaç per restablir la contrasenya. Cada intent fallit queda a més anotat, amb el correu teclejat i l'hora —sense l'adreça IP—, al registre general del servidor, que no és visible des de l'aplicació.

Restabliment de contrasenya: quan algú demana restablir-la des de la pantalla d'accés i el correu correspon a un compte, l'aplicació envia a aquest correu —mai a un altre— un enllaç d'un sol ús i guarda una empremta irreversible de l'enllaç (no l'enllaç en si), el compte a què pertany, l'idioma en què es va demanar, l'hora de creació, la de caducitat (una hora després) i, si es fa servir, la d'ús.

Registre d'activitat: l'aplicació anota en un registre en fitxers, separat per empresa, els inicis i tancaments de sessió (amb el nom del compte), les accions de desament rellevants i els errors, amb data i hora. Els intents fallits d'accés (amb el correu teclejat), les peticions de restabliment de contrasenya (amb el correu teclejat o el nom del compte) i les descodificacions de bastidor (amb el bastidor i, si s'obtenen, la marca i el model) s'anoten al registre general del servidor, no al de l'empresa. En cap dels dos no es registra l'adreça IP ni el navegador.

Comunicacions: els missatges que el client envia al prestador des de l'apartat de suport de l'aplicació (assumpte, text, urgència i la resposta), amb el nom del compte i de l'empresa que els envia.

Correu electrònic: els missatges que qualsevol persona adreça a rechnia@rechnia.com o a qualsevol altra adreça del domini rechnia.com (remitent, contingut i adjunts) i les respostes del prestador. Els facilita qui escriu. Els correus que l'aplicació envia per si mateixa surten d'una adreça que no es llegeix (noreply@rechnia.com); el que es contesti a aquesta adreça es descarta sense obrir-se, i per això cadascun indica al peu per on escriure al prestador (rechnia@rechnia.com i el formulari de contacte de la web).

Correus que envia l'aplicació: a més de l'enllaç de restabliment, l'aplicació envia l'enllaç d'invitació per completar l'alta (a l'adreça indicada a la sol·licitud d'accés, que encara no correspon a cap compte) i un correu de benvinguda en completar-se l'alta (a l'adreça del primer compte, amb el nom de la persona, el de l'empresa i el pla triat). De cada correu que envia, surti o no, l'aplicació anota el destinatari, l'assumpte, la data i el resultat de l'enviament —mai el contingut— en un registre que només veu el prestador, per poder comprovar que va arribar.

Menors d'edat. El servei s'adreça a empreses i professionals i no està pensat per a menors de catorze (14) anys: no es demanen ni es tracten conscientment dades de menors. Les dades de les persones a qui un client dona accés són les del seu personal, major d'edat. Si el prestador tingués coneixement d'haver recollit dades d'un menor de catorze anys sense el consentiment dels pares o tutors, les eliminarà; qualsevol dubte es pot adreçar a rechnia@rechnia.com.

3. Per a què es tracten i amb quina base jurídica

Atendre i valorar les sol·licituds d'accés, i contactar amb qui les envia. Base: mesures precontractuals sol·licitades per l'interessat (art. 6.1.b RGPD).

Formalitzar l'alta, prestar el servei contractat, gestionar els comptes d'accés i donar suport. Base: execució del contracte (art. 6.1.b RGPD).

Facturar i conservar els justificants. Base: obligació legal (art. 6.1.c RGPD).

Mantenir la seguretat del servei: una sola sessió oberta per compte, bloqueig després d'intents fallits, límits a l'enviament repetit de formularis, enllaç d'un sol ús per restablir la contrasenya i registre d'activitat. Base: interès legítim del prestador a protegir el servei i les dades dels clients davant d'un ús contrari al que s'ha contractat (art. 6.1.f RGPD). Es tracta la mínima dada possible per a això. L'adreça IP es fa servir únicament en els comptadors d'intents i d'enviaments descrits a l'apartat 2 i no s'anota als registres d'activitat; el proveïdor d'allotjament la recull a més als seus registres tècnics d'accés d'acord amb la seva pròpia política.

Registrar quina versió dels textos legals va acceptar cada client i quan, com a prova de la celebració del contracte. Base: execució del contracte i defensa davant de reclamacions (arts. 6.1.b i 6.1.f RGPD).

No es prenen decisions automatitzades amb efectes jurídics ni s'elaboren perfils.

4. Durant quant de temps es conserven

Sol·licituds d'accés que no acaben en alta: fins a dotze (12) mesos des de l'última comunicació; després el prestador les suprimeix.

Dades de clients actius i dels seus comptes d'accés: mentre duri la relació contractual. Els comptes d'accés que el client desactiva es conserven com a part de l'històric de la seva empresa mentre duri la relació.

Després de la baixa del client (la fi del servei, segons els termes i condicions): trenta (30) dies naturals perquè pugui demanar una còpia de les seves dades; després el prestador suprimeix les dades de l'empresa, llevat de les que s'hagin de conservar per obligació legal —principalment la documentació fiscal i comptable i el registre d'acceptació de les condicions— durant els terminis que marqui la normativa.

Sessió oberta: el registre se substitueix en cada nou inici de sessió i s'esborra en tancar la sessió, en donar de baixa la persona o en retirar-li l'accés. Si la sessió caduca sense tancar-se, l'anotació —sense més dades que l'etiqueta del navegador i les hores— roman fins al següent intent d'entrada amb aquell compte.

Intents d'accés fallits i límits d'enviament: cada comptador deixa de tenir efecte als quinze minuts de l'últim intent; les anotacions dels comptadors (correu, adreça IP o tots dos, nombre d'intents i data de l'últim) i les del registre general corresponents a correus que no arribin a iniciar sessió les suprimeix el prestador en els dotze (12) mesos següents.

Enllaços de restabliment de contrasenya: cada enllaç caduca a l'hora de demanar-se i queda anul·lat en fer-se servir o en demanar-ne un altre; la seva anotació es conserva amb les dades de l'empresa i se suprimeix amb elles.

Registre d'activitat i missatges de suport: mentre duri la relació contractual; el prestador els suprimeix juntament amb la resta de dades de l'empresa.

Registre de correus enviats per l'aplicació: dotze (12) mesos des de l'enviament; les anotacions adreçades als comptes d'una empresa se suprimeixen abans si se suprimeixen les dades d'aquesta empresa.

Correspondència per correu electrònic: la dels clients, mentre duri la relació contractual i fins a la supressió de les dades de la seva empresa; la de qui no arriba a ser client, fins a dotze (12) mesos des de l'última comunicació; en tots dos casos llevat del que s'hagi de conservar per obligació legal.

5. Qui més pot accedir a les dades

Proveïdor d'allotjament i infraestructura: Render Services, Inc. (empresa nord-americana; servidors a Frankfurt, Unió Europea), que allotja l'aplicació, la base de dades, els fitxers pujats i les còpies de seguretat. El prestador hi té un acord d'encàrrec de tractament.

Proveïdor del correu electrònic: Zoho Corporation B.V. (Països Baixos), servei Zoho Mail contractat en la seva versió europea, amb les bústies allotjades en centres de dades de la Unió Europea. Rep i conserva la correspondència per correu electrònic amb el prestador (sol·licituds d'accés, suport, facturació i qualsevol escrit a rechnia@rechnia.com o a una altra adreça del domini rechnia.com) i és també el mitjà pel qual l'aplicació envia els correus que envia per si mateixa: l'enllaç per restablir una contrasenya oblidada (al correu del compte), l'enllaç d'invitació per completar l'alta (a l'adreça indicada a la sol·licitud, que encara no és de cap client) i el correu de benvinguda en completar-se l'alta. Actua com a encarregat del tractament d'acord amb el seu acord de tractament de dades, i declara a les seves condicions que no fa servir el contingut dels correus per a finalitats pròpies.

Proveïdor de l'ajuda integrada: Groq, Inc. (Estats Units; o Mistral AI, França, si el prestador canviés), que rep únicament el que la persona escriu al camp de pregunta i els torns anteriors d'aquella conversa, en els termes de l'apartat 6 i amb les garanties de transferència de l'apartat 7.

Proveïdor de pagaments: Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlanda), quan el client paga amb targeta. Les dades de la targeta s'introdueixen en un formulari de Stripe incrustat a l'aplicació —un marc que el navegador del client carrega des del domini de Stripe— o, si escau, a la pàgina de pagament de Stripe; en tots dos casos viatgen del navegador del client a Stripe i no passen pels servidors del prestador; el prestador li comunica el nom, el NIF, l'adreça i el correu de facturació de l'empresa client per emetre les factures, i Stripe tracta les dades de pagament com a responsable propi d'acord amb la seva pròpia política de privacitat. Quan el pagament és per transferència, les dades bancàries només les tracten les entitats financeres de cada part.

Administracions públiques, jutjats i entitats financeres, quan hi hagi obligació legal.

No es fan cessions diferents de les anteriors. La resta de serveis externs, els de l'apartat següent, reben únicament el que allà s'indica, i només quan el client fa servir la funció corresponent.

6. Serveis externs que consulta l'aplicació

Amb la sessió iniciada, l'aplicació consulta serveis de tercers per obtenir informació lligada al que el client fa: de vegades en prémer un botó (descodificar un bastidor, preguntar a l'ajuda) i d'altres en obrir una pantalla que necessita la dada (situar una adreça en un mapa, calcular els quilòmetres d'una ruta). Aquestes consultes les fa el servidor del prestador i no inclouen dades dels comptes d'accés. Cap d'aquestes funcions no és necessària per al funcionament bàsic del programa. La descodificació de bastidors i el càlcul de rutes amb Google tenen una quota mensual segons el pla; l'ajuda integrada té un límit de ritme de dotze preguntes cada cinc minuts per persona; les altres no tenen quota.

Vincario (api.vincario.com): descodificació de números de bastidor (VIN) quan la persona prem el botó corresponent en donar d'alta un vehicle. S'envia el VIN. La resposta es guarda a l'aplicació, separada per empresa, per no tornar-la a consultar.

Google Routes (Google, routes.googleapis.com): càlcul de distàncies per carretera entre el lloc on és un vehicle i l'adreça de lliurament del client, en obrir la calculadora d'importació o la fitxa d'un expedient. S'envien les dues adreces postals com a text. Si no hi ha quota o el servei falla, el càlcul es fa amb OpenStreetMap. La distància obtinguda es guarda juntament amb les dues adreces en una taula de resultats compartida per tots els clients, sense indicar de quina empresa ni de quin vehicle procedeix, per no repetir la consulta; cap empresa no pot veure'n el contingut: només la llegeix el servidor per reutilitzar una distància ja calculada.

OpenStreetMap: Nominatim (nominatim.openstreetmap.org) converteix adreces postals en coordenades per situar-les en un mapa i per calcular rutes; rep l'adreça com a text, també mentre s'està escrivint als formularis d'alta de vehicle i d'adreça de lliurament. OSRM (router.project-osrm.org) calcula distàncies i rep únicament parells de coordenades. Una adreça postal pot ser una dada personal quan correspon a un particular.

Mapa incrustat: a les pantalles que mostren un mapa (inici, fitxa i alta de vehicle, adreça de lliurament, dades fiscals i calculadora), el navegador de qui les mira carrega el requadre del mapa directament des de Google Maps —o des d'OpenStreetMap si el prestador no té configurat Google—. En aquesta càrrega el proveïdor rep les coordenades del punt, l'adreça IP del navegador i l'origen de la web (rechnia.com), no la pàgina concreta que s'està veient. És una connexió del navegador, diferent de les consultes anteriors, i el proveïdor pot instal·lar les seves pròpies galetes d'acord amb la seva política; vegeu la política de galetes.

calendariosnacionales.com: calendaris de festius oficials per comunitat autònoma per al calendari de l'aplicació. S'envien l'any i el codi de la comunitat; cap dada del client. La resposta es guarda a l'aplicació.

Ajuda amb intel·ligència artificial: l'ajuda integrada respon a partir de la guia d'ús mitjançant un proveïdor extern de models de llenguatge, actualment Groq, Inc. (api.groq.com, Estats Units); l'aplicació està preparada per fer servir en el seu lloc Mistral AI (api.mistral.ai, França), i si el prestador canviés de proveïdor actualitzaria aquesta política i avisaria d'acord amb l'acord de tractament. S'envien la guia d'ús, el text de la pregunta i els últims torns d'aquella conversa. L'aplicació no envia pel seu compte cap dada de l'empresa, dels seus vehicles, dels seus empleats ni dels seus clients: el que viatja és el que la persona escriu, i per això el mateix camp adverteix que no s'escriguin dades de clients ni matrícules. La conversa no es guarda al servidor del prestador: només es compta el nombre de preguntes per empresa i mes i, per al límit de ritme, quan ha preguntat cada persona en els últims cinc minuts. Si el proveïdor retorna un error, un fragment de la seva resposta d'error queda al registre tècnic del servidor per poder diagnosticar-lo. El proveïdor declara a les seves condicions que no fa servir les dades enviades per API per entrenar els seus models.

Documents que es pugen: les factures, els justificants i els documents de personal es llegeixen **al propi servidor**. L'extracció del seu text la fa el programa amb una biblioteca instal·lada allà, i el fitxer no s'envia a cap servei extern — tampoc al proveïdor de l'ajuda amb intel·ligència artificial del paràgraf anterior.

Les taules de municipis i de preus mitjans oficials que fa servir l'aplicació hi estan incorporades; no es consulta cap servei extern per a elles.

7. Transferències internacionals

Google LLC (rutes i mapa) i Render Services, Inc. (allotjament; servidors a Frankfurt, Unió Europea) són empreses dels Estats Units incloses a la llista del Marc de Privacitat de Dades UE-EUA, que és la garantia que empara les transferències cap a elles.

Groq, Inc. (ajuda amb intel·ligència artificial) no figura en aquesta llista: la transferència del text de les preguntes de l'ajuda s'empara en les clàusules contractuals tipus aprovades per la Comissió Europea incorporades a les condicions del servei d'API de Groq.

Els serveis d'OpenStreetMap (Nominatim i el requadre de mapa de suport) els opera l'OpenStreetMap Foundation, amb seu al Regne Unit, país que compta amb decisió d'adequació de la Comissió Europea. OSRM és un projecte comunitari a part, sense contracte ni garantia d'ubicació, al qual només s'envien parells de coordenades.

A Vincario se li envia únicament el número de bastidor, sense cap dada de la persona propietària, venedora o compradora, i no accedeix a res més del que hi ha guardat a l'aplicació. calendariosnacionales.com no rep cap dada personal.

El correu electrònic del prestador (Zoho Corporation B.V., Països Baixos) s'allotja en centres de dades de la Unió Europea. Zoho declara que, per prestar suport tècnic, personal de la seva filial Zoho Corporation Pvt. Ltd. (Índia) pot accedir a les dades, i que aquest accés s'empara en les clàusules contractuals tipus aprovades per la Comissió Europea subscrites entre les dues societats.

Es pot sol·licitar informació sobre les garanties aplicades escrivint a rechnia@rechnia.com.

8. Quins drets hi ha i com exercir-los

Qualsevol persona pot sol·licitar l'accés a les seves dades personals, la seva rectificació o supressió, la limitació o oposició al seu tractament, i la portabilitat de les que hagi facilitat.

Per exercir-los n'hi ha prou d'escriure a rechnia@rechnia.com, indicant el dret que s'exerceix. Es pot demanar acreditació de la identitat quan sigui necessari per evitar que un tercer exerceixi drets en nom d'altri. Quan les dades les hagi introduït una empresa client sobre el seu personal o els seus contactes, el prestador traslladarà la sol·licitud a aquella empresa, que n'és la responsable, i l'assistirà per atendre-la.

Si la resposta no resulta satisfactòria, es pot presentar una reclamació davant l'Agència Espanyola de Protecció de Dades (www.aepd.es).

9. Seguretat

Per fer servir l'aplicació cal identificar-se amb correu i contrasenya, i tota ella queda darrere d'aquesta porta. Sense sessió només són accessibles les pàgines públiques de presentació, el formulari de sol·licitud d'accés, els textos legals, la pantalla d'alta a què s'arriba amb un enllaç d'invitació, i les dues pantalles per demanar i fer servir l'enllaç de restabliment de contrasenya.

Hi ha un cas més: l'enllaç de subscripció al calendari de l'empresa (arribades, caducitats, esdeveniments i qui és absent i quan, sense el motiu). És propi de cada persona i està protegit per un codi aleatori, però qui el rebi pot llegir aquell calendari sense iniciar sessió; per això no s'ha de compartir.

Les contrasenyes es guarden com s'explica a l'apartat 2 i han de tenir com a mínim vuit caràcters amb majúscules, minúscules, números i símbols. Després de cinc intents fallits seguits, l'entrada amb aquell correu des d'aquell origen es bloqueja durant quinze minuts. Una contrasenya oblidada es restableix amb un enllaç d'un sol ús que l'aplicació envia al correu del compte, vàlid durant una hora; la pantalla que el demana respon el mateix tant si el compte existeix com si no, per no revelar a un desconegut quins correus en tenen, i en fer servir l'enllaç es tanquen les sessions que aquell compte tingués obertes. Les sessions caduquen als trenta minuts d'inactivitat i, en tot cas, als trenta dies d'iniciar-se.

Les dades de cada empresa client estan separades de les de la resta: cap compte no pot llegir ni modificar la informació d'una altra empresa, i hi ha proves automàtiques que ho comproven en cada canvi del programa. Dins de cada empresa, les pantalles de facturació, comptabilitat, personal i subscripció estan reservades al rol d'administrador, i cada persona només veu els seus propis documents personals.

La comunicació amb l'aplicació es fa xifrada mitjançant HTTPS; el servidor indica al navegador que no faci servir mai connexions sense xifrar. Els fitxers pujats es guarden amb un nom aleatori i només se serveixen a qui té dret a veure'ls.

El prestador, com a operador del servei, pot veure de cada empresa client el seu nom, pla, nombre d'accessos i noms dels seus administradors, i les sol·licituds i missatges de suport que li envia. La consulta de la llista completa de comptes d'una empresa i qualsevol intervenció sobre ells queden anotades en un registre propi del prestador. A més, com a administrador del servidor, el prestador té accés tècnic a la base de dades, als fitxers pujats i a les còpies de seguretat del servei complet, que pot descarregar des de l'aplicació; aquest accés es fa servir únicament per operar, mantenir i protegir el servei, i cada descàrrega d'una còpia queda anotada al registre.

Versió que preval

Aquest document és una traducció al català del text original en castellà, que és el que s'accepta i el que té valor contractual. En cas de discrepància entre les dues versions, preval la versió en castellà.