Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento es Pol Munné Martínez, persona física que ejerce la actividad como trabajador autónomo, con NIF 48244334V y domicilio en Vilafranca del Penedès (Barcelona), 08720, titular de la web rechnia.com y del servicio Rechnia (en adelante, «el prestador»). Sus datos completos de identificación figuran en las facturas que emite y se facilitan a cualquier persona que los solicite en rechnia@rechnia.com. Correo de contacto en materia de protección de datos: rechnia@rechnia.com.

Esta política se refiere a los datos que el prestador trata como responsable: los de las personas que solicitan acceso, contratan el servicio, tienen una cuenta de acceso, se suscriben a sus novedades o se comunican con él. Los datos que la empresa que contrata el servicio (en adelante, «el cliente») introduce en la aplicación sobre su propio negocio, su personal y sus contactos se rigen por el acuerdo de tratamiento de datos, donde el prestador actúa como encargado por cuenta del cliente.

2. Qué datos se tratan y de dónde salen

Solicitud de acceso y formulario de contacto (web pública): nombre de la empresa, nombre de la persona de contacto, correo electrónico, teléfono si se facilita, plan de interés y el texto libre que se escriba, junto con el idioma en que se rellenó, la versión de los textos legales aceptada —o, en el formulario de contacto, la versión de la política de privacidad que la persona confirmó haber leído— y la fecha y hora de esa aceptación o confirmación. Los facilita la propia persona interesada. Si el enlace por el que se llegó a la web indica un canal —por ejemplo, «feria» o «visita»—, se guarda también, para saber por qué vía llegan las solicitudes.

Alta de la empresa: razón social, forma jurídica, NIF, actividad, teléfono y correo de la empresa; domicilio fiscal, régimen de IVA y datos registrales; nombre, apellidos, NIF y cargo del representante; dirección de entrega con su persona de contacto, teléfono y correo; plan elegido y la versión de los textos legales aceptada, con la fecha de finalización del alta. Después del alta, el administrador de la empresa puede indicar en Datos de empresa si está acogida al Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA, que no lo está o que no lo sabe. El prestador ve esa respuesta junto con la forma jurídica, si faltan la razón social, el NIF o el domicilio fiscal y cuántas facturas ha emitido la empresa en la aplicación —sin su contenido—, para saber a qué clientes afecta VeriFactu y desde cuándo.

Comprobaciones contra el abuso: al guardar una solicitud de acceso, la aplicación anota automáticamente si presenta indicios de no ser real —un nombre que parece de broma o demasiado corto, la empresa y la persona con el mismo nombre, un teléfono imposible o un mensaje con enlaces— para que la revise una persona; la anotación no rechaza ni retrasa la solicitud. Se rechazan, en cambio, las solicitudes que usan una dirección de un servicio de correo temporal o llevan un enlace en el nombre. Al completar el alta se comprueba si el NIF, el correo o el teléfono de la empresa, el NIF del representante o el correo de la cuenta constan ya en otra empresa cliente; y, cuando el primer mes se paga con tarjeta (también a través de Apple Pay o Google Pay), la aplicación obtiene de Stripe el tipo de tarjeta (crédito, débito o prepago) y su huella —un identificador que Stripe asigna a cada tarjeta y que no permite conocer su número ni cobrar con ella—, y guarda la huella con la empresa; con otros métodos de pago no se obtiene ni se guarda nada equivalente. Si por esas comprobaciones el primer mes a precio promocional se retira antes de tiempo, la aplicación anota en la suscripción de la empresa la fecha, el motivo y si se avisó a su cuenta de administrador, y envía a esa cuenta un correo con el motivo y la forma de pedir que una persona revise la decisión.

Cuentas de acceso: nombre, puesto, correo electrónico, rol, fecha de alta y de baja, teléfono y foto de perfil si se rellenan, las preferencias de idioma y aspecto —entre ellas, si la persona la sube, la foto que elige como fondo de su pantalla de acceso, que se muestra en esa pantalla de los navegadores donde entra con su cuenta y se borra al cambiarla, al volver al fondo de siempre o al suprimirse los datos de la empresa—, y el número de consultas con cupo que hace cada cuenta cada mes, que ve el administrador de su empresa. Los introduce el administrador de la empresa cliente al crear cada cuenta —la primera, quien completa el alta— y la propia persona puede completarlos o corregirlos desde su perfil. La contraseña en sí no se guarda: solo una huella irreversible de ella (calculada con scrypt y sal), de la que ni el prestador puede recuperar la contraseña original.

Sesión abierta: mientras una cuenta tiene sesión iniciada se guarda un identificador aleatorio, una etiqueta genérica del navegador y el sistema (por ejemplo, «Chrome en Windows»), la hora de inicio y la hora del último uso. Sirve para que cada cuenta solo pueda estar abierta en un sitio a la vez y para indicar dónde lo está cuando se intenta entrar desde otro. No se guarda la dirección IP ni el identificador completo del navegador.

Intentos de acceso fallidos y límites de envío: por cada correo con el que se intenta entrar sin éxito, junto con la dirección IP desde la que se intenta, se cuenta el número de intentos seguidos y la fecha del último, para bloquear temporalmente la entrada tras cinco fallos; se cuenta también por origen para que un tercero no pueda bloquear a una persona tecleando mal su correo. El mismo contador limita, solo con la dirección IP, el envío repetido de los formularios públicos de solicitud de acceso y de contacto y las suscripciones a las novedades desde el cuadro del pie de la web y desde Ajustes › Cuenta, y, con el correo y con la dirección IP por separado, las peticiones de enlace para restablecer la contraseña. Cada intento fallido queda además anotado, con el correo tecleado y la hora —sin la dirección IP—, en el registro general del servidor, que no es visible desde la aplicación.

Restablecimiento de contraseña: cuando alguien pide restablecerla desde la pantalla de acceso y el correo corresponde a una cuenta, la aplicación envía a ese correo —nunca a otro— un enlace de un solo uso y guarda una huella irreversible del enlace (no el enlace en sí), la cuenta a la que pertenece, el idioma en que se pidió, la hora de creación, la de caducidad (una hora después) y, si se usa, la de uso.

Cambio del correo de una cuenta: cuando un administrador de la empresa cliente cambia el correo de una cuenta con contraseña desde su ficha, el cambio no se aplica hasta que se confirma desde la dirección nueva. La aplicación envía a la dirección nueva un enlace de un solo uso para confirmarlo y, a la dirección de antes, un aviso con la dirección nueva en parte oculta, el nombre de quien pidió el cambio y un enlace de un solo uso para anularlo; guarda una huella irreversible de cada enlace (no el enlace en sí), la cuenta, las dos direcciones, quién lo pidió, el idioma, la hora de creación, la de caducidad (veinticuatro horas después) y, si se usa, la de confirmación o la de anulación. Mientras no se confirme, la cuenta sigue entrando con el correo de antes.

Registro de actividad: la aplicación anota en un registro en ficheros, separado por empresa, los inicios y cierres de sesión (con el nombre de la cuenta), las acciones de guardado relevantes —entre ellas, cada descarga de los datos de la empresa, con el correo de quien la hace, y cada consulta de valor de mercado o de historial de un vehículo, con su bastidor— y los errores, con fecha y hora. En el registro general del servidor, que no es visible desde la aplicación, se anotan los intentos fallidos de acceso (con el correo tecleado), las peticiones de restablecimiento de contraseña (con el correo tecleado o el nombre de la cuenta), las solicitudes de acceso (con el nombre de la empresa, los motivos si se marcan para revisar y el correo si se rechazan o se frenan), y las invitaciones emitidas. En ninguno de los dos se registra la dirección IP; el navegador solo aparece, como etiqueta genérica («Chrome en Windows»), cuando alguien cierra una sesión abierta en otro dispositivo para entrar.

Comunicaciones: los mensajes que el cliente envía al prestador desde el apartado de soporte de la aplicación (asunto, texto, urgencia y la respuesta), con el nombre y el correo de la cuenta y el nombre de la empresa que los envía, y el nombre y el correo de la cuenta del prestador que responde, con la fecha de la respuesta. Cada mensaje se envía además por correo electrónico al buzón del prestador; cuando la respuesta por correo está activada, el prestador puede contestarlo desde allí, y la aplicación recoge esa respuesta del buzón y la guarda con el mensaje.

Correo electrónico: los mensajes que cualquier persona dirige a rechnia@rechnia.com o a cualquier otra dirección del dominio rechnia.com (remitente, contenido y adjuntos) y las respuestas del prestador. Los facilita quien escribe. Los correos que la aplicación envía por sí misma salen de una dirección que no se lee (noreply@rechnia.com); lo que se conteste a esa dirección se descarta sin abrirse, y por eso cada uno indica en su pie por dónde escribir al prestador (el apartado de soporte de la aplicación y el formulario de contacto de la web). El aviso al prestador de cada mensaje de soporte puede salir, en cambio, de una dirección de respuestas del prestador (respuestas@rechnia.com), porque va dirigido al propio prestador y está pensado para contestarse.

Novedades por correo: quien se suscribe a las novedades y promociones del prestador —desde el cuadro del pie de la web, desde Ajustes › Cuenta o marcando la casilla del alta— facilita su dirección de correo electrónico, que se guarda con el idioma, desde dónde se suscribió, la fecha y hora en que lo pidió, en que se le envió el enlace y en que lo confirmó, la versión de esta política vigente al confirmarlo y, si se da de baja, la fecha de la baja; y, para los enlaces de sus correos, un código aleatorio para darse de baja y, mientras la suscripción está pendiente, una huella irreversible del enlace para confirmarla (no el enlace en sí). Desde la web y desde Ajustes › Cuenta, la suscripción no empieza hasta que se confirma con el enlace que llega a esa dirección, y a una misma dirección no se envía más de un enlace por hora; para eso y para el tope de enlaces que salen cada día se anota, de cada enlace enviado, la hora y una huella de la dirección (no la dirección), que se borran como mucho a los dos días; en el alta, la dirección es la que recibió la invitación y la suscripción empieza al completarla. Suscribirse es voluntario y no condiciona el alta ni el servicio.

Correos que envía la aplicación: además del enlace de restablecimiento y de los dos correos del cambio de correo de una cuenta (el enlace para confirmarlo, a la dirección nueva, y el aviso con el enlace para anularlo, a la de antes), la aplicación envía el enlace de invitación para completar el alta (a la dirección indicada en la solicitud de acceso, que todavía no corresponde a ninguna cuenta), un correo de bienvenida al completarse el alta (a la dirección de la primera cuenta, con el nombre de la persona, el de la empresa y el plan elegido), un correo que confirma que el plan está activo, cuando la suscripción queda pagada (a la cuenta de administrador activa más antigua, con el nombre de la persona, el de la empresa, el plan, el método de pago elegido, lo cobrado y lo que se cobrará después) y, cuando cambian estos textos legales, un aviso con el resumen de los cambios y la fecha desde la que se aplican a quien ya es cliente (a la cuenta de administrador activa más antigua de cada empresa cliente, con el nombre de la persona y el de la empresa); de cada aviso anota a quién se envió, de qué versión, cuándo y con qué resultado, y lo conserva con los datos de la empresa; y, a quien paga la suscripción por años, un aviso treinta días antes de cada renovación, con la fecha, el plan y el importe que se cobrará (a la misma cuenta de administrador, con el nombre de la persona y el de la empresa), del que anota igualmente a quién se envió, de qué renovación, cuándo y con qué resultado; cuando se cancela la suscripción, un aviso con el día hasta el que se puede usar el servicio, que ese día no se vuelve a cobrar y qué pasa después con los datos, y, si la cancelación se deshace, otro que confirma que la suscripción sigue y cuándo es el próximo cobro (los dos a la cuenta de administrador activa más antigua, con el nombre de la persona, el de la empresa y el plan); cuando el primer mes a precio promocional se retira antes de tiempo, un aviso con la fecha, el motivo, el plan y la cuota que se cobra desde ese día (a la misma cuenta, con el nombre de la persona y el de la empresa); y, cuando el prestador responde a un mensaje enviado desde el apartado de soporte, un aviso a la persona que lo escribió, con su nombre y el número y el asunto del mensaje, sin la respuesta, que se lee dentro de la aplicación. Envía también al prestador, a su buzón, un aviso de cada mensaje que se escribe desde el apartado de soporte, con el nombre de la empresa, el nombre y el correo de la cuenta que lo escribe, el asunto, la urgencia y el texto; y, cuando la respuesta por correo está activada, lee en ese buzón solo la carpeta a la que llegan las respuestas a esos avisos, de las que guarda únicamente el texto escrito por el prestador, sin la cita del mensaje original. Y, a quien se suscribe a las novedades desde la web o desde Ajustes › Cuenta, el enlace para confirmarlo, a la dirección que se suscribe y sin más datos que ella; y, a quien pide desde la web el enlace para darse de baja de las novedades, ese enlace, solo si la dirección está suscrita y sin más datos que ella. De cada correo que envía, salga o no, la aplicación anota el destinatario, el asunto, la fecha y el resultado del envío —nunca el contenido— en un registro que solo ve el prestador, para poder comprobar que llegó.

Datos obligatorios: los marcados como obligatorios en la solicitud de acceso, en el alta y en la ficha de cada cuenta son necesarios para atender la solicitud, celebrar el contrato y dar acceso a la aplicación; sin ellos no es posible hacerlo. Los demás son voluntarios.

Menores de edad. El servicio se dirige a empresas y profesionales y no está pensado para menores de catorce (14) años: no se piden ni se tratan conscientemente datos de menores. Los datos de las personas a las que un cliente da acceso son los de su personal, que por ley no puede ser menor de dieciséis (16) años (artículo 6 del Estatuto de los Trabajadores). Si el prestador tuviera conocimiento de haber recogido datos de un menor de catorce años sin el consentimiento de sus padres o tutores, los eliminará; cualquier duda puede dirigirse a rechnia@rechnia.com.

3. Para qué se tratan y con qué base jurídica

Atender y valorar las solicitudes de acceso y las consultas del formulario de contacto, y contactar con quien las envía. Base: aplicación de medidas precontractuales a petición del interesado cuando escribe un empresario individual o un profesional en su propio nombre (art. 6.1.b RGPD); cuando escribe en nombre de una empresa, el interés legítimo del prestador en responder a la empresa interesada, que se presume conforme al artículo 19 de la Ley Orgánica 3/2018 (art. 6.1.f RGPD).

Formalizar el alta, prestar el servicio contratado, gestionar las cuentas de acceso y dar soporte. Base: ejecución del contrato cuando el cliente es un empresario individual o un profesional (art. 6.1.b RGPD); para los datos del representante de una empresa y de las personas a las que el cliente da acceso, el interés legítimo del prestador y del cliente en que su personal pueda usar el servicio contratado (art. 6.1.f RGPD, en relación con el artículo 19 de la Ley Orgánica 3/2018).

Atender las consultas que llegan por correo electrónico. Base: la ejecución del contrato o la aplicación de medidas precontractuales a petición del interesado cuando quien escribe es cliente o quiere serlo en su propio nombre (art. 6.1.b RGPD) y, en los demás casos, el interés legítimo del prestador en responder a quien se dirige a él o a la empresa en cuyo nombre escribe (art. 6.1.f RGPD).

Facturar y conservar los justificantes. Base: obligación legal (art. 6.1.c RGPD).

Mantener la seguridad del servicio: una sola sesión abierta por cuenta, bloqueo tras intentos fallidos, límites al envío repetido de formularios, enlace de un solo uso para restablecer la contraseña y registro de actividad. Base: interés legítimo del prestador en proteger el servicio y los datos de los clientes frente a un uso contrario a lo contratado (art. 6.1.f RGPD). Se trata el mínimo dato posible para ello. La dirección IP se utiliza únicamente en los contadores de intentos y de envíos descritos en el apartado 2 y no se anota en los registros de actividad; el proveedor de red y seguridad (Cloudflare) y el de alojamiento (Render) la reciben además en sus registros técnicos de las conexiones, como encargados del prestador.

Prevenir altas falsas y el uso repetido del primer mes a precio promocional, mediante las comprobaciones contra el abuso del apartado 2. Base: interés legítimo del prestador en proteger el servicio y sus condiciones comerciales frente al fraude (art. 6.1.f RGPD). Las marcas de revisión de las solicitudes no deciden nada: las mira una persona. Las únicas consecuencias automáticas son dos: si los datos de identificación de una empresa nueva coinciden con los de otra empresa cliente, no se le aplica el primer mes a precio promocional; y si la tarjeta es de prepago o ya pagó el primer mes de otra empresa, ese precio deja de aplicarse y se cobra la cuota completa del plan desde ese día. Quien se vea afectado puede pedir que una persona revise la decisión, expresar su punto de vista e impugnarla escribiendo a rechnia@rechnia.com.

Registrar qué versión de los textos legales aceptó cada cliente y cuándo, como prueba de la celebración del contrato. Base: ejecución del contrato y defensa frente a reclamaciones (arts. 6.1.b y 6.1.f RGPD).

Saber por qué vía llegan las solicitudes —el canal que indica el enlace por el que se llegó a la web, como una feria o una visita— para decidir dónde se dedica el esfuerzo comercial. Base: interés legítimo del prestador en conocer qué canales de contacto funcionan (art. 6.1.f RGPD). Solo se cuenta cuántas solicitudes y altas llegan por cada canal; no se usa para elaborar perfiles ni para decidir sobre la solicitud.

Enviar por correo electrónico, a quien se ha suscrito, las novedades del servicio y comunicaciones comerciales del prestador (promociones). Base: el consentimiento de la persona (art. 6.1.a RGPD y art. 21 de la Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico), que se da al suscribirse —y, desde la web o desde Ajustes › Cuenta, al confirmarlo con el enlace que llega a esa dirección— y puede retirarse en cualquier momento, sin coste, con el enlace de baja de cada correo, desde Ajustes › Cuenta o escribiendo a rechnia@rechnia.com; retirarlo no afecta a la licitud de los envíos anteriores. Tras la baja, la constancia de la suscripción se conserva bloqueada, durante el plazo del apartado 4, solo para poder acreditar que los envíos tenían ese consentimiento y para que el enlace de baja de los correos anteriores siga sirviendo para darse de baja si la dirección vuelve a suscribirse (arts. 7.1 y 6.1.f RGPD). El proveedor por el que salgan las novedades se indicará en el apartado 5 antes del primer envío.

Fuera de lo descrito en este apartado no se toman decisiones basadas únicamente en un tratamiento automatizado ni se elaboran perfiles.

4. Cuánto tiempo se conservan

Solicitudes de acceso y consultas que no terminan en alta, con sus marcas de revisión, invitaciones que no se llegan a usar y borradores de alta que no se completan: hasta doce (12) meses desde la última comunicación; después el prestador los suprime.

Altas que se completan pero no llegan a pagarse: doce (12) meses desde el alta; después el prestador suprime los datos de esa empresa.

Registro de la contratación de quien llega a ser cliente —la solicitud, la invitación, la versión de los textos aceptada y la fecha y hora de la aceptación, con la razón social y el NIF de la empresa— y, si se suprimen sus datos, la constancia de la supresión (razón social, NIF, fecha de la baja y de la supresión) y los cobros de la suscripción registrados a mano por el prestador, como los pagos por transferencia (fecha, periodo pagado, forma de pago, importe, referencia y nota de cada cobro, con la razón social y el NIF de la empresa): mientras dure la relación contractual y, tras la baja, seis (6) años, el plazo que el artículo 30 del Código de Comercio fija para la documentación del negocio; después el prestador los suprime.

Datos de clientes activos y de sus cuentas de acceso: mientras dure la relación contractual. Las cuentas de acceso que el cliente desactiva se conservan como parte del histórico de su empresa mientras dure la relación.

Tras la baja del cliente (el fin del servicio, según los términos y condiciones): treinta (30) días naturales para que pueda descargar sus datos o pedir una copia completa; después el prestador suprime los datos de la empresa, incluidas la huella de su tarjeta y las marcas de revisión de su solicitud, salvo los que deban conservarse por obligación legal —principalmente la documentación fiscal y contable, con los cobros registrados a mano, y el registro de la contratación— durante los plazos que marque la normativa.

Sesión abierta: el registro se sustituye en cada nuevo inicio de sesión y se borra al cerrar sesión, al dar de baja a la persona o al retirarle el acceso. Si la sesión caduca sin cerrarse, la anotación —sin más datos que la etiqueta del navegador y las horas— permanece hasta el siguiente intento de entrada con esa cuenta.

Intentos de acceso fallidos y límites de envío: cada contador deja de tener efecto a los quince minutos del último intento; las anotaciones de los contadores (correo, dirección IP o ambos, número de intentos y fecha del último) y las del registro general correspondientes a correos que no lleguen a iniciar sesión las suprime el prestador en los doce (12) meses siguientes.

Enlaces de restablecimiento de contraseña: cada enlace caduca a la hora de pedirse y queda anulado al usarse o al pedir otro; su anotación se conserva con los datos de la empresa y se suprime con ellos.

Enlaces del cambio de correo de una cuenta: cada enlace caduca a las veinticuatro horas de pedirse y queda anulado al usarse, al anularse el cambio o al pedir otro; su anotación se conserva con los datos de la empresa y se suprime con ellos.

Registro de actividad y mensajes de soporte, con quién los respondió: mientras dure la relación contractual; el prestador los suprime junto con el resto de datos de la empresa. De los correos que la aplicación mira en la carpeta de respuestas se anota solo cómo se trataron, sin su contenido, y la anotación de los que no corresponden a ningún mensaje se borra a los doce (12) meses.

Registro general del servidor: doce (12) meses; después se borra el fichero de cada día.

Registro de correos enviados por la aplicación: doce (12) meses desde el envío; las anotaciones dirigidas a las cuentas de una empresa se suprimen antes si se suprimen los datos de esa empresa.

Correspondencia por correo electrónico: la de los clientes, mientras dure la relación contractual y hasta la supresión de los datos de su empresa; la de quien no llega a ser cliente, hasta doce (12) meses desde la última comunicación; en ambos casos salvo lo que deba conservarse por obligación legal o para atender posibles reclamaciones.

Novedades por correo: mientras la persona siga suscrita. Si una suscripción pedida desde la web o desde Ajustes › Cuenta no se confirma, el enlace caduca a los siete (7) días y la dirección se suprime en las veinticuatro (24) horas siguientes. Tras la baja, la constancia de la suscripción (la dirección, el idioma, las fechas, desde dónde se pidió, la versión de esta política y el código de su enlace de baja) se conserva bloqueada durante tres (3) años, el plazo de prescripción de las infracciones muy graves en materia de protección de datos, y después se suprime. Si se suprimen los datos de una empresa cliente, se suprimen también las suscripciones de las direcciones de sus cuentas.

Tabla compartida de distancias entre direcciones (apartado 6): hasta doce (12) meses desde que se calcula cada distancia.

Copias de seguridad: cada copia diaria se sustituye a los siete (7) días, así que los datos suprimidos desaparecen también de las copias en ese plazo.

5. Quién más puede acceder a los datos

Proveedor de alojamiento e infraestructura: Render Services, Inc. (empresa estadounidense; servidores en Frankfurt, Unión Europea), que aloja la aplicación, la base de datos, los ficheros subidos y las copias de seguridad. El prestador tiene con él un acuerdo de encargo de tratamiento.

Proveedor de red y seguridad: Cloudflare, Inc. (Estados Unidos). Todo el tráfico entre el navegador y rechnia.com pasa por su red, que protege el sitio frente a ataques y abusos y lo entrega cifrado. Para ello recibe la dirección IP y los datos técnicos de cada conexión (navegador, dirección solicitada, fecha y hora) y trata en tránsito el contenido de lo que se envía y se recibe, incluidos los formularios y los documentos que se suben. Actúa como encargado del tratamiento, directamente o a través del proveedor de alojamiento, conforme a su acuerdo de tratamiento de datos.

Almacenamiento de la copia de seguridad fuera del servidor, a partir del 28 de octubre de 2026: Cloudflare, Inc. (Estados Unidos), el mismo proveedor de red y seguridad, con su servicio de almacenamiento R2 y en un cubo situado en la jurisdicción de la Unión Europea. Recibe cada día una copia de la base de datos de la aplicación, sin los ficheros subidos, y cada copia se conserva allí siete (7) días. Actúa como encargado del tratamiento, contratado directamente por el prestador, conforme a su acuerdo de tratamiento de datos.

Proveedor del correo electrónico: Zoho Corporation B.V. (Países Bajos), servicio Zoho Mail contratado en su versión europea, con los buzones alojados en centros de datos de la Unión Europea. Recibe y conserva la correspondencia por correo electrónico con el prestador (solicitudes de acceso, soporte, facturación y cualquier escrito a rechnia@rechnia.com o a otra dirección del dominio rechnia.com) y es también el medio por el que la aplicación envía los correos que manda por sí misma: el enlace para restablecer una contraseña olvidada (al correo de la cuenta), el enlace para confirmar el cambio de correo de una cuenta (a la dirección nueva) y el aviso de ese cambio con el enlace para anularlo (a la dirección de antes), el enlace para confirmar la suscripción a las novedades por correo (a la dirección que se suscribe), el enlace de invitación para completar el alta (a la dirección indicada en la solicitud, que aún no es de ningún cliente), el correo de bienvenida al completarse el alta, el correo que confirma que el plan está activo, el aviso de los cambios en estos textos legales, el aviso previo a la renovación de una suscripción anual, los avisos de la cancelación de la suscripción y de su reanudación y el aviso de la retirada anticipada del primer mes a precio promocional, con su motivo, a la cuenta de administrador de cada empresa cliente; el aviso de que el prestador ha respondido a un mensaje de soporte, sin la respuesta (a la persona que lo escribió); y el enlace para darse de baja de las novedades (a la dirección suscrita que lo pide). Por él pasan también el aviso al prestador de cada mensaje enviado desde el apartado de soporte de la aplicación, con su contenido, y, cuando la respuesta por correo está activada, la lectura, por el servidor de la aplicación, de la carpeta del buzón del prestador donde llegan las respuestas a esos avisos. Actúa como encargado del tratamiento conforme a su acuerdo de tratamiento de datos, y declara en sus condiciones que no utiliza el contenido de los correos para fines propios.

Proveedor de la ayuda integrada: Mistral AI (Francia), que trata los datos en la Unión Europea y recibe únicamente lo que se indica en el apartado 6.

Proveedor de pagos: Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlanda), cuando el cliente paga por Stripe, con el método que elija (tarjeta u otro de los que Stripe ofrezca). Los datos del método de pago se introducen en un formulario de Stripe incrustado en la aplicación —un marco que el navegador del cliente carga desde el dominio de Stripe— o, en su caso, en la página de pago de Stripe; en los dos casos viajan del navegador del cliente a Stripe y no pasan por los servidores del prestador. El prestador le comunica el nombre, el NIF, la dirección y el correo de facturación de la empresa cliente, y el idioma en que quiere recibir los recibos y las facturas, para gestionar la suscripción y emitir las facturas. Stripe actúa como encargado del prestador para gestionar la suscripción, los cobros y las facturas, y como responsable independiente para sus propios fines —como la prevención del fraude y el cumplimiento de sus obligaciones como entidad de pago—, conforme a su política de privacidad. El prestador recibe de Stripe el estado de los cobros y el tipo de método con que se paga (por ejemplo, tarjeta, Bizum o Klarna) y, del primer pago con tarjeta, el tipo de tarjeta y su huella (apartado 2); del medio de pago no guarda nada más que ese tipo y esa huella. Cuando, por acuerdo, se paga por transferencia fuera de Stripe, los datos bancarios solo los tratan las entidades financieras de cada parte.

Administraciones públicas, juzgados y entidades financieras, cuando exista obligación legal.

No se realizan cesiones distintas de las anteriores. Los demás servicios externos, los del apartado siguiente, reciben únicamente lo que allí se indica, y solo cuando el cliente usa la función correspondiente.

6. Servicios externos que consulta la aplicación

Con la sesión iniciada, la aplicación consulta servicios de terceros para obtener información ligada a lo que el cliente hace: unas veces al pulsar un botón (pedir el valor de mercado o el historial de un vehículo, preguntar a la ayuda) y otras al abrir una pantalla que necesita el dato (situar una dirección en un mapa, calcular los kilómetros de una ruta). Estas consultas las hace el servidor del prestador y no incluyen datos de las cuentas de acceso. Ninguna de estas funciones es necesaria para el funcionamiento básico del programa. El valor de mercado, el historial de un vehículo y el cálculo de rutas con Google tienen un cupo mensual según el plan; la ayuda integrada, un cupo mensual de tokens según el plan y un límite de ritmo de doce preguntas cada cinco minutos por persona; las demás no tienen cupo.

Vincario (api.vincario.com): valor de mercado e historial de revisiones del fabricante de un vehículo, cuando la persona pulsa el botón correspondiente en la lista de candidatos de un proyecto. Se envía el número de bastidor (VIN) y, para el valor de mercado, los kilómetros del vehículo. La respuesta no se guarda: se muestra a quien la pidió y se descarta como mucho una hora después; la aplicación solo anota, por empresa, qué bastidor se consultó, qué consulta era, cuándo y con qué kilómetros, para aplicar el cupo. El historial puede incluir el taller que hizo cada revisión, pero no datos de las personas propietarias.

Google Routes (Google, routes.googleapis.com): cálculo de distancias por carretera entre el lugar donde está un vehículo candidato y la dirección de entrega del cliente, al abrir un proyecto, para estimar el transporte de cada candidato. Se envían las dos direcciones postales como texto. Si no hay cupo o el servicio falla, esa ruta queda sin calcular, sin recurrir a ningún otro servicio, y la aplicación lo indica. La distancia obtenida se guarda junto con las dos direcciones en una tabla de resultados compartida por todos los clientes, sin indicar de qué empresa ni de qué vehículo procede, para no repetir la consulta; ninguna empresa puede ver su contenido: solo la lee el servidor para reutilizar una distancia ya calculada.

Google Geocoding (Google, maps.googleapis.com): convierte direcciones postales en coordenadas para situarlas en un mapa; recibe la dirección como texto, también mientras se está escribiendo en los formularios de alta de vehículo y de dirección de entrega. Una dirección postal puede ser un dato personal cuando corresponde a un particular.

Mapa incrustado: en las pantallas que muestran un mapa (inicio, ficha y alta de vehículo, dirección de entrega y datos de empresa), el navegador de quien las mira carga el recuadro del mapa directamente desde Google Maps. En esa carga el proveedor recibe las coordenadas del punto, la dirección IP del navegador y el origen de la web (rechnia.com), no la página concreta que se está viendo. Es una conexión del navegador, distinta de las consultas anteriores, y el proveedor puede instalar sus propias cookies o leer las que ya tenga en ese navegador; ver la política de cookies.

calendariosnacionales.com: calendarios de festivos oficiales por comunidad autónoma para el calendario de la aplicación. Se envían el año y el código de la comunidad; ningún dato del cliente. La respuesta se guarda en la aplicación.

Ayuda con inteligencia artificial: la ayuda integrada responde mediante un proveedor externo de modelos de lenguaje: Mistral AI (api.mistral.ai, Francia; los datos se tratan en la Unión Europea). Con cada pregunta se envían las instrucciones de la ayuda y las fichas de su base de conocimiento que tratan del tema preguntado —un material sobre el uso del programa, igual para todos los clientes—, el texto de la pregunta y hasta los doce últimos turnos de esa conversación. La aplicación no envía por su cuenta ningún dato de la empresa, de sus vehículos, de sus empleados ni de sus clientes: lo que viaja es lo que la persona escribe, y por eso el propio campo advierte de que no se escriban datos de clientes ni matrículas. La conversación no se guarda en el servidor del prestador —el historial se guarda solo en el navegador de cada persona, como explica la política de cookies—: el servidor solo anota, por empresa y mes, el número de preguntas y los tokens consumidos, para aplicar el cupo del plan, y, para el límite de ritmo, cuándo ha preguntado cada persona en los últimos cinco minutos. Si el proveedor devuelve un error, un fragmento de su respuesta de error queda en el registro técnico del servidor para poder diagnosticarlo. Mistral AI no usa lo enviado para entrenar sus modelos, porque el prestador tiene desactivada esa opción en su cuenta, y puede conservarlo hasta treinta (30) días, solo para vigilar abusos, antes de eliminarlo.

Documentos que se suben: las facturas, los justificantes y los documentos de personal se leen **en el propio servidor**. La extracción de su texto la hace el programa con una biblioteca instalada en él, y el fichero no se envía a ningún servicio externo — tampoco al proveedor de la ayuda con inteligencia artificial del párrafo anterior.

Las tablas de municipios y de precios medios oficiales que usa la aplicación están incorporadas en ella; no se consulta ningún servicio externo para ellas.

7. Transferencias internacionales

Google LLC (rutas y mapa), Render Services, Inc. (alojamiento; servidores en Frankfurt, Unión Europea), Cloudflare, Inc. (red y seguridad y, a partir del 28 de octubre de 2026, almacenamiento de la copia de seguridad, en un cubo en la Unión Europea) y Stripe, Inc., matriz de Stripe Payments Europe, Ltd. (pagos), son empresas de Estados Unidos incluidas en la lista del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., que es la garantía que ampara las transferencias hacia ellas; Render y Cloudflare incorporan además a sus acuerdos de tratamiento las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea para el caso de que ese marco dejara de aplicarse.

Con Mistral AI (ayuda con inteligencia artificial) los datos se tratan en la Unión Europea y no hay transferencia.

A Vincario se le envían únicamente el número de bastidor y, para el valor de mercado, los kilómetros del vehículo, sin ningún dato de la persona propietaria, vendedora o compradora, y no accede a nada más de lo guardado en la aplicación. calendariosnacionales.com no recibe ningún dato personal.

El correo electrónico del prestador (Zoho Corporation B.V., Países Bajos) se aloja en centros de datos de la Unión Europea. Zoho declara que, para prestar soporte técnico, personal de su filial Zoho Corporation Pvt. Ltd. (India) puede acceder a los datos, y que ese acceso se ampara en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea suscritas entre ambas sociedades.

Puede solicitarse información sobre las garantías aplicadas escribiendo a rechnia@rechnia.com.

8. Qué derechos hay y cómo ejercerlos

Cualquier persona puede solicitar el acceso a sus datos personales, su rectificación o supresión, la limitación u oposición a su tratamiento, la portabilidad de los que haya facilitado y la intervención de una persona en las decisiones automatizadas descritas en el apartado 3, y retirar en cualquier momento el consentimiento que haya dado —como el de las novedades por correo—, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior.

Para ejercerlos basta con escribir a rechnia@rechnia.com, indicando el derecho que se ejerce. Puede pedirse acreditación de la identidad cuando sea necesario para evitar que un tercero ejerza derechos en nombre ajeno. Los datos de la cuenta de acceso, de la sesión, de los registros de seguridad y de la correspondencia con el prestador los atiende directamente el prestador; cuando la solicitud se refiera a los datos que una empresa cliente trata en la aplicación sobre su personal o sus contactos (fichas, documentos, fichajes, ausencias, nóminas o contactos), el prestador la trasladará a esa empresa, que es la responsable, y la asistirá para atenderla. Se responderá en el plazo de un mes, prorrogable en los casos que prevé el artículo 12.3 del RGPD. Los administradores de una empresa cliente pueden además descargar en cualquier momento los datos de su empresa desde Ajustes › Cuenta.

Si la respuesta no resulta satisfactoria, puede presentarse una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

9. Seguridad

Para usar la aplicación hay que identificarse con correo y contraseña, y toda ella queda detrás de esa puerta. Sin sesión solo son accesibles las páginas públicas de presentación, los formularios de solicitud de acceso y de contacto, los textos legales, la pantalla de alta a la que se llega con un enlace de invitación, las dos pantallas para pedir y usar el enlace de restablecimiento de contraseña, la pantalla de los enlaces para confirmar o anular el cambio de correo de una cuenta y el cuadro para suscribirse a las novedades por correo, con las pantallas de sus enlaces para confirmar la suscripción o darse de baja.

Hay un caso más: el enlace de suscripción al calendario de la empresa (llegadas, caducidades, eventos y quién está ausente y cuándo, sin el motivo). Es propio de cada persona y está protegido por un código aleatorio, pero quien lo reciba puede leer ese calendario sin iniciar sesión; por eso no debe compartirse.

Las contraseñas se guardan como se explica en el apartado 2 y deben tener al menos ocho caracteres con mayúsculas, minúsculas, números y símbolos. Tras cinco intentos fallidos seguidos, la entrada con ese correo desde ese origen se bloquea durante quince minutos. Una contraseña olvidada se restablece con un enlace de un solo uso que la aplicación envía al correo de la cuenta, válido durante una hora; la pantalla que lo pide responde lo mismo exista o no la cuenta, para no revelar a un desconocido qué correos la tienen, y al usar el enlace se cierran las sesiones que esa cuenta tuviera abiertas. Las sesiones caducan a los treinta minutos de inactividad y, en todo caso, a los treinta días de iniciarse.

Los datos de cada empresa cliente están separados de los del resto: ninguna cuenta puede leer ni modificar la información de otra empresa, y hay pruebas automáticas que lo comprueban en cada cambio del programa. Dentro de cada empresa, las pantallas de facturación, contabilidad, personal y suscripción están reservadas al rol de administrador, y cada persona solo ve sus propios documentos personales.

La comunicación con la aplicación se realiza cifrada mediante HTTPS; el servidor indica al navegador que no use nunca conexiones sin cifrar. Los ficheros subidos se guardan con un nombre aleatorio y solo se sirven a quien tiene derecho a verlos.

El prestador, como operador del servicio, puede ver de cada empresa cliente su nombre, plan, número de accesos y nombres de sus administradores, las solicitudes y mensajes de soporte que le envía, las marcas de revisión automática de su solicitud de acceso y el resultado de las comprobaciones contra el abuso. La consulta de la lista completa de cuentas de una empresa y cualquier intervención sobre ellas quedan anotadas en un registro propio del prestador. Además, como administrador del servidor, el prestador tiene acceso técnico a la base de datos, a los ficheros subidos y a las copias de seguridad del servicio completo, que puede descargar desde la aplicación; ese acceso se usa únicamente para operar, mantener y proteger el servicio, y cada descarga de una copia queda anotada en el registro.